Tata cara dan proses sinkronisasi antara emis dan sispena agar DIA (Data Isian Akreditasi) dapat terisi semua, maka data emis harus sudah ter-update. Pada sispena, ada beberapa point DIA yang terisi otomatis berdasarkan hasil sinkronisasi antara emis, dan ada yang proses upload data manual, yakni data dukungnya sudah disediakan dalam DIA. Jika emis madrasah sudah sudah valid secara otomatis point tersebut dapat diselesaikan.
Bagian-bagian emis madrasah yang harus diisi agar bisa mengerjakan DIA antara lain :
1. Jenis Isian Sispena (DIA)
Pengisian DIA dalam Sispena secara garis besar terbagi menjadi tiga macam, yaitu:
- Database emis Tahun Pelajaran 2016/2017
- Update Data Instrumen (sinkronisasi emis)
- Isi Data Mandiri/Manual
Yang pertama adalah point-point yang terisi otomatis berdasarkan isian emis yang telah disinkronkan dengan sispena. Pada point-point ini, nilai yang diperoleh akan keluar otomatis dan tidak dapat dirubah melalui sispena. Jika ingin melakukan perubahan harus melalui akun emis madrasah masing-masing.
Contoh point-point yang terisi otomatis berdasarkan isian emis seperti instrumen Standar Pendidik dan Tendik (untuk Jenjang MI) Nomor 39 tentang kualifikasi pendidikan PTK dan Nomor 40 tentang kepemilikian sertifikat pendidik.
Kedua adalah point-point instrumen yang membutuhkan sinkronisasi data dari emis agar instrumen tersebut dapat dijawab. Point yang sama sekali tidak bisa dijawab ketika proses sinkronisasi belum sukses ataupun bisa dijawab tetapi hasilnya tidak bisa maksimal (tidak bisa mendapat point A) jika sinkronisasi belum sukses.
Untuk jenjang MI, jenis ini cukup banyak. Yang meliputi instrumen nomor 1, 2, 3, 4, 5, dan 6 (Standar Isi), 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 27, dan 31 (Standar Proses), 36 (Standar Kompetensi Lulusan), 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 52, dan 53 (Standar Pendidik dan Tendik), 55, 57, 62, 63, 73, dan 96 (Standar Sarana Prasarana), 96 (Standar Pembiayaan), 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116. dan 119 (Standar Penilaian Pendidikan).
Yang ketiga adalah point-point yang ketika mengerjakan DIA Sispena tidak membutuhkan sinkronisasi antara Emis dengan Sispena. Point-point instrumen ini bisa langsung dijawab tanpa harus sinkron dengan emis (pendataan manual).
2. Cara Mengisi Emis Agar Sinkron Sispena
operator harus melakukan entri data di Emis Tahun Pelajaran 2017/2018 agar instrumen akreditasi dapat diisi ter up-date. Adapun data emis yang dibutuhkan dalam sinkronisasi adalah:
- Data Jumlah Siswa, Kelas, dan Rombel
- Daftar Mata Pelajaran
- Daftar Ruangan dan ukurannya
- Daftar perlengkapan peruangan (Meja, Kursi, papan tulis, proyektosr dsb)
- Luas Tanah
- Daftar Pendidik dan Tendik (PTK)
Untuk memastikan data sudah sinkron atau belum, setelah melakukan pengeditan (input data) di emis silakan buka Sispena menu (sebelah kiri), klik Data Isian Akreditasi (DIA), pilih menu biru muda di sebelah kanan "Pemutakhiran Data", pilih submenu yang paling sesuai (cek satu-satu) lalu klik "Ambil Data Dapodik/Emis" (proses sinkronisasi)
3. Data Jumlah Siswa, Kelas, dan Rombel
Data siswa yang dibutuhkan dalam pengisian DIA hanyalah data rekap perrombel, bukan data nama-nama siswa (by name).
Sehingga agar sinkron antara emis-sispena dan DIA yang terkait dengan "siswa, kelas, dan rombel" dapat diisi, maka bagian pada aplikasi emis yang harus dilengkapi adalah di menu "Data Rombongan Belajar".
Menu ini bisa diakses dengan mengklik menu Kelembagaan >> Siswa >> Data Rombongan Belajar
Setelah mengisi Data Rombongan Belajar secara lengkap (cek kelengkapan data rombel, harus sesuai realita di madrasah), lakukan sinkronisasi dengan cara membuka Sispena >> Pemutakhiran Data >> Siswa >> Ambil Data Dapodik / Emis. (Seperti gambar point 2 di atas)
Point-point instrumen dalam DIA yang terpengaruh dengan hasil sinkronisasi ini antara lain:
- Point Nomor 5, 11, 12, 14, 15, 16, 36, 55, 57, 63, 73, 108, dan 109 (SD/MI)
Selengkapnya baca Juga:
4. Daftar Mata Pelajaran
Pengisian instrumen DIA Sispena juga membutuhkan sinkronisasi data mata pelajaran yang diajarkan di madrasah tersebut. Untuk itu, dalam Emis perlu dilakukan entri mata pelajaran.
Entri mata pelajaran di dapat dilakukan melalui menu Kelembagaan >> Kegiatan Belajar Mengajar >> Mapel yang Diselenggarakan.
Setelah mengisi data Mapel yang Diselenggarakan di Emis, lakukan sinkronisasi dengan cara membuka Sispena >> >> Pemutakhiran Data >> Mata Pelajaran >> Ambil Data Dapodik / Emis.
Point-point instrumen dalam DIA yang terpengaruh dengan hasil sinkronisasi ini antara lain:
- Point Nomor 11, 12, 15, 16, 36, 108, dan 109 (SD/MI)
5. Daftar Pendidik dan Tendik (PTK)
Point instrumen akreditasi yang harus sinkron dengan data PTK cukup banyak. Untuk jenjang MI saja ada 37 point.
Pengisian data PTK agar bisa sinkron di Sispena dan DIA agak rumit juga karena membutuhkan isian di beberapa menu di emis PTK. Untuk memastikan data PTK tersebut muncul di DIA, yang harus dilakukan adalah lakukan sinkronisasi di Sispena dengan cara masuk ke Sispena >> >> Pemutakhiran Data >> Guru Tenaga Pendidikan >> Ambil Data Dapodik / Emis.
Setelah proses sinkronisasi, lihat data yang ditampilkan. Untuk PTK Guru, data pada kolom Nama, Mata pelajaran yang Diampu, Nama Sekolah, Jenis PTK, dan Pendidikan Terakhir harus terisi.
Sedang untuk Tenaga kependidikan kolom yang harus terisi adalah Nama, Nama Sekolah, dan Jenis PTK.
Untuk melengkapi data-data pada kolom-kolom tersebut silakan amati gambar berikut (klik kanan dan buka di tab baru untuk melihat gambar lebih besar).
Penjelasan gambar:
- Untuk mengisi kolom "Mata Pelajaran yang Diampu" buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Status Keaktifan >> Jenis Guru (Pilih Guru Kelas, Guru Mapel, atau Guru BK) >> Simpan. Pastikan Status Keaktifan sudah Aktif dan Status Tempat Tugas terisi Satminkal.
- Untuk mengisi kolom "Nomor Sertifikat" seharusnya di menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Informasi Sertifikasi. Namun hingga artikel ini ditulis, ternyata untuk pengisiannya menggunakan data Nomor Ijazah. Sehingga untuk mengisi kolom tersebut yang harus dilakukan adalah masuk ke Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Kualifikasi Pendidikan >> Pilih pilihan Pada kolom Pendidikan Terakhir >> Klik Tombol Tambah Data >> Tambahkan (isi) Riwayat Pendidikan Formal (cukup pendidikan yang terakhir) secara lengkap, terutama No. Ijazah/Sertifikat. Isian Emis pada "No. Ijazah" akan mengisi kolom Nomor Sertifikat di Sispena dan isian Emis "Jenjang" akan mengisi kolom Pendidikan terakhir di Sispena. Terkait dengan upload Ijazah diabaikan dulu tidak masalah.
- Untuk mengisi kolom "Jenis PTK", buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Aktifitas Penugas Pendidik >> Klik Tambah Data pada bagian Satminkal >> Isikan kolom yang tersedia >> Simpan. Khusus untuk Tenaga kependidikan buka Emis pada menu PTK >> Detail PTK (Aksi, pada ujung kanan nama PTK yang bersangkutan) >> Aktifitas Penugas Tenaga Kependidikan >> Jenis Tugas Utama >> Simpan.
- Untuk mengisi kolom "Pendidikan Terakhir", lihat point 2 di atas.
6. Sarana Prasarana
Terkait dengan sarana dan prasarana sampai dengan artikel ini ditulis, masih banyak yang belum dapat terkoneksi dengan Data Isian Akreditasi (DIA Sispena). Sehingga meskipun terisi dan dapat dikerjakan, beberapa point instrumen DIA tidak dapat memilih pilihan terbaik (Nilai A).
Namun beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dapat dilakukan antara lain:
- Luas Tanah diisi dari Emis pada menu Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Kepemilikan Tanah. Saat artikel ini ditulis, yang dibaca oleh Sispena hanya tanah dengan status Milik Sendiri.
- Luas Lantai Bangunan masih membaca data dari Luas Tanah bukan Luas Bangunan pada emis
- Jenis Prasarana berdasarkan isian emis pada Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Rincian Data Ruangan. Pada DIA ruangan dengan kondisi selain Baik akan dianggap Tidak Ada.
- Data Ruang Kelas, Ukuran, dan Sarana diambil dari data Kelembagaan >> Sarana Prasarana >> Rincian Data Ruangan.
7. Edit Emis, Sinkronkan Pemutakhiran Data, dan Isi atau Simpan DIA
Untuk mengisi DIA sehingga semua instrumen terisi dan bahkan mendapatkan Nilai A (terbaik) jangan pernah bosan untuk melakukan edit kemudian melakukan sinkron pemutakhiran data dan mengisi DIA secara berulang-ulang.
Dalam setiap sinkron ulang, maka point-point instrumen yang terkait dengan data tersebut juga mengalami perubahan. Perubahan-perubahan ini membutuhkan aksi "Simpan". Sehingga setelah melakukan sinkron ulang, silakan cek ulang point-point instrumen yang terkait dengan data yang disinkronkan tadi kemudian klik kembali tombol Simpan.
Baca Juga;
8. Nilai Bisa Diedit Ulang
Setelah semua nomor instrumen DIA terisi jangan lupa untuk mengklik tombol "Simpan dan Selesai" yang terletak di pojok kiri bawah. Dengan mengklik tombol ini maka semua isian akan dinilai dan dimunculkan nilai akhir dan peringkat akreditasi yang diraih.
Meski telah melakukan penyimpanan (klik "Simpan dan Selesai" ) DIA tetap dapat dilakukan diedit ulang. Caranya cukup mengklik menu Data Isian Akreditasi >> Lihat Hasil Penilaian >> Edit DIA.
Edit ulang dan pengisian DIA Sispena dibuka hingga akhir Mei 2018.
Itulah beberapa hal yang mungkin saja bermanfaat bagi operator madrasah dalam mengisi emis sehingga datanya bisa sinkron dengan Sispena dan dapat digunakan untuk mengisi instrumen Sispena (DIA).
Sumber Data Dukung :
